Nie przeczytałeś wiadomości z urzędu, bo byłeś na urlopie, czekałeś na powiadomienie albo zwyczajnie nie zaglądałeś do skrzynki? To nie oznacza, że pismo nie zostało doręczone. W e-Doręczeniach brak odbioru może uruchomić skutki prawne bez Twojego udziału.
Nieodebrane nie znaczy niedoręczone
W przypadku korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny do podmiotu niepublicznego, np. przedsiębiorcy, działa mechanizm nazywany fikcją doręczenia. Jeżeli adresat nie odbierze przesyłki, ustawa pozwala uznać ją za doręczoną mimo braku faktycznego zapoznania się z jej treścią.
Zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych następuje to w dniu następującym po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji, wskazanego w dowodzie otrzymania. To ważne doprecyzowanie popularnego skrótu „doręczenie po 14 dniach”.
Jeżeli odbierzesz pismo wcześniej, co do zasady znaczenie ma chwila jego odebrania. Ustawa nie uzależnia odbioru od tego, czy rzeczywiście przeczytałeś dokument od początku do końca.
Dwa terminy, których nie warto mylić
Najpierw ustalamy datę doręczenia. Dopiero na jej podstawie liczymy termin na czynność, np. odpowiedź lub odwołanie, według przepisów właściwych dla danej sprawy. Przy terminach liczonych w dniach zasadą jest nieuwzględnianie dnia doręczenia.
Wyobraź sobie, że pismo wpłynęło do skrzynki, ale przez ponad dwa tygodnie go nie odebrałeś. Gdy wreszcie je otwierasz, termin na reakcję może już biec. Późniejsze otwarcie wiadomości nie daje nowego, pełnego terminu.
Nie każde pismo wymaga jednak odpowiedzi w ciągu 14 dni. Długość terminu i sposób jego obliczenia trzeba ustalić osobno, uwzględniając rodzaj postępowania i pouczenie.
„Nie dostałem e-maila” może nie wystarczyć
Powiadomienie na zwykły adres e-mail jest informacją pomocniczą. Nie zastępuje obsługi właściwej skrzynki. Nie zakładaj więc, że brak alertu oznacza brak korespondencji.
Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń objął także przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Samo uruchomienie skrzynki to jednak dopiero początek organizacji jej obsługi.
Co warto ustalić w firmie?
- Kto sprawdza skrzynkę każdego dnia roboczego?
- Kto zastępuje tę osobę podczas urlopu lub choroby?
- Kto zapisuje datę doręczenia i termin na reakcję?
- Komu przekazywane są pisma wymagające analizy prawnej?